Untuk permulaan, mari kita mulai dari:
JENIS- JENIS PEKERJAAN
KANTOR MENURUT THE LIANG GIE
Jenis-jenis Pekerjaan
Kantor
1. Menghimpun
Menghimpun Yaitu
kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada
atau informasi yang masih berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan saat
diperlukan.
Contoh :
mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping dll.
2. Mencatat
Mencatat Merupakan kegiatan tulis-menulis
mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang mempunyai
arti, dapat dikirim dan disimpan.
Contoh :
membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll.
3. Mengolah
Mengolah Merupakan
berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji
dalam bentuk laporan yang lebih berguna.
Contoh :
membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, membuat laporan keuangan.
4. Mengolah
Mengolah Merupakan
kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah
yang diperlukan.
Contoh :
memfotokopi surat, mencetak informasi, dll
5. Mengirim
Mengirim Yaitu
kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak
kapada pihak lain.
Contoh :
mengirim e-mail, faksimili, surat
6. Menyimpan
Menyimpan Yaitu
kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu
yang aman.
Contoh :
menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi ke komputer, menyusun buku di
perpustakaan
7. Melakuan Komunikasi
Melakuan
Komunikasi Yaitu kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain
baik langsung ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima
pesan.
Contoh :
corespondence, telepon, teleconference, chatting
8. Menghitung
Menghitung Kegiatan
melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka.
Contoh :
menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan
9. Pekerjaan lainnya
Pekerjaan
lainnya Yaitu pekerjaan-pekerjaan kantor lain yang mendukung tugas utama
perusahaan.
Contoh :
pelayanan tamu, kurir, cleaning service
Berdasarkan
hasil penelitian G.R Terry terhadap perusahaan-perusahaan di AS, persentase
pekerjaan-pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan adalah
sebagai berikut :
a. Typing (mengetik) = 24,6%
b. Calculating (menghitung) = 19,5%
c. Checking (memeriksa) = 12,3%
d. Filling (menyimpan) = 10,2%
e. Telephoning (menelepon) = 8,8%
f. Duplicating (menggandakan) = 6,4%
g. Mailing (persuratan) = 5,5%
h. Other (lain-lain) =
12,5%
Total = 100%
Peralatan kantor (office
equipment/office supplies)
Pengertian
peralatan kantor
Peralatan
kantor adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha.
Menurut The
Liang Gie, “Peralatan kantor (office supplies) adalah benda-benda yang dipakai
habis dalam pelaksanaanya sehari-hari oleh pegawai tata usaha”.
Adapun menurut
Kamus Besar Bahasa Indonesia, “Peralatan kantor berarti sesuatu yang dapat
dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan.” Jadi, peralatan atau media kantor juga
berfungsi sebagai syarat atau upaya untuk mencapai sesuatu.
Dalam dunia perkantoran sangat
dibutuhkan adanya kearsipan yang bertujuan untuk mempermudah pencarian kembali
dokumen-dokumen yang sudah lama dan akan di pergunakan kembali.Pada kesempatan
kali ini saya akan memposting tentang alat-alat kearsipan yang dilengkapi
dengan gambar dan penjelasan secara lengkap.
1.Filing Cabinet
Filing
cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci,tetapi
yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung
kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun secara vertikal
berderet ke balakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas
yang masih bersifat aktif.
2.Map
Map yaitu
sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembar-lembar surat.
1. brief twine
yaitu map besar terbuat dari karton
tebal yang di dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan
dapat menampung warkat dalam jumlah banyak.
2.
Snelhecter
yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang di
dalamnya terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari logam. Hanging map (map
gantung) yaitu map tanpa jepitan yang digantung pada gawang filing cabinet.
3.
Rotary Filling System (Alat Penyimpanan Arsip Berputar)
yaitu
semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat
ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan
kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang
kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.
4. Printer
Printer
adalah alat untuk mencetak data yang dikirim oleh komputer, baik berupa teks,
gambar, tabel, atau foto.
adapun
persiapan sebelum mencetak dokumen:
1.Pastikan printer terpasang dengan baik pada
komputer
2.siapkan data yang akan di catak pada Ms.Word
atau pada aplikasi lain
3.kemudian klik ctrl-P kemudian Print
5. Mesin Fotocopy
Mesin
fotocopy adalah alat penggada dokumen yang dapat memperkecil dan memperbesar
tulisan dalam dokumen yang telah di cetak.
mesin
fotocopy dapat menggadakan dokumen dibawah 50 lembar.
di jaman
modern sekarang, mesin fotocopy lebih canggih dan lengkap.
6. Mesin Laminating
Mesin
laminating adalah mesin untuk melaminasi atau melapisi kertas dengan plastik atau film.
Mesin
Laminating umumnya jarang terdapat pada sebagian besar kantor.
Kecuali
kantor yang berhubungan dengan administrasi kependudukan, dan yang berhubungan
dengan pembuatan Kartu Identitas.
Misalnya
untuk pembuatan KTP dan sebagainya.
Namun
terkadang juga dokumen-dokumen lain yang dianggap penting dilapisi dengan
plastik menggunakan alat ini.
SIKAP DUDUK YANG BENAR SAAT DIDEPAN KOMPUTER
Posisi Duduk yang Baik
1. Posisi paha sebaiknya horizontal
sejajar dengan lantai tempat kamu bekerja.
2. Telapak kaki menapak
ke lantai
3. Bantalan pada kursi
sebaiknya da[at menopang punggung Kamu
yang bawah, sehingga punggung dapat tetap
tegak.
4. Jangan menggunakan
posisi duduk yang sama saat Kamu bekerja
terlalu lama, ubahlah sesekali.
5. Jangan membungkuk,
rileks dan nikmati.
Posisi Monitor yang Tepat
1. Usahakan
tidak ada penghalang antara mata dengan monitor
yang dapat menyebabkan
monitor tidak dapat dilihat dengan
baik.
2. Atur kecerahan dan
ketajaman gambar sesuai dengan kebutuhan
mata Kamu.
3. Posisi monitor jangan sampai
memantulkan cahaya yang dapat
menggangau konsentrasi Kamu saat berada di depan
layar
4. Atur posisi monitor sejajar
atau sedikit dibawah mata.
Posisi Meja Komputer
1. Taruhlah keyboard dan
mose dengan posisi yang dapat membuat
lengan Kamu
rileks
2. Usahakan posisi meja
dengan siku membentuk sudut 90 derajat
3. Pada saat mengetik
usahakan posisi lengan Kamu pada posisi
yang tepat dan
dapat menjangkau mouse
| Karakter |
Jari |
|
Karakter |
Jari |
|
Karakter |
Jari |
| A |
kelingking kiri |
|
0 |
kelingking kanan |
|
3 |
tengah kiri |
| B |
telunjuk kiri |
|
1 |
kelingking kiri |
|
1 |
kelingking kiri |
| C |
tengah kiri |
|
2 |
manis kiri |
|
|
|
| D |
tengah kiri |
|
3 |
tengah kiri |
|
|
|
| E |
tengah kiri |
|
4 |
telunjuk kiri |
|
|
|
| F |
telunjuk kiri |
|
5 |
telunjuk kiri |
|
|
|
| G |
telunjuk kiri |
|
6 |
telunjuk kanan |
|
|
|
| H |
telunjuk kanan |
|
7 |
telunjuk kanan |
|
|
|
| I |
tengah kanan |
|
8 |
tengah kanan |
|
|
|
| J |
telunjuk kanan |
|
9 |
manis kanan |
|
|
|
| K |
tengah kanan |
|
|
|
|
|
|
| L |
manis kanan |
|
|
|
|
|
|
| M |
telunjuk kanan |
|
|
|
|
|
|
| N |
telunjuk kanan |
|
|
|
|
|
|
| O |
manis kanan |
|
|
|
|
|
|
| P |
kelingking kanan |
|
|
|
|
|
|
| Q |
kelingking kiri |
|
|
|
|
|
|
| R |
telunjuk kiri |
|
|
|
|
|
|
| S |
manis kiri |
|
|
|
|
|
|
| T |
telunjuk kiri |
|
|
|
|
|
|
| U |
telunjuk kanan |
|
|
|
|
|
|
| V |
telunjuk kiri |
|
|
|
|
|
|
| W |
manis kiri |
|
|
|
|
|
|
| X |
manis kiri |
|
|
|
|
|
|
| Y |
telunjuk kanan |
|
|
|
|
|
|
| Z |
kelingking kiri |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PERALATAN KEARSIPAN
Peralatan
kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat
digunakan bertahun-tahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuar seperti
logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya.
Fungsi
peralatan kearsipan antara lain:
1. Sebagai saran penyimpanan arsip,
2. Sebagai alat bantu untuk mempercepat,
meringankan, dan mempermudah pekerjaan
di bidang kearsipan,
3. Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya
kerusakan sehingga arsip tahan lama
Macam-macam peralatan kearsipan
antara lain sebagai berikut:
1. Filling Cabinet
Filling
cabinet, yaitu lemari arsip yang teridiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci;
tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih
5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertical)
berderet ke belakang. Filling cabinet
berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.
Sebelum arsip
disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam
folder atau folder gantung (hanging folder).
Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena
diperlukan ruang longgar untuk memudahkan dalam memasukkan dan mengeluarkan
arsip ke dan dari laci. Penyimpanan
arsip yang terlalu padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit,
juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya.
Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tiak lebih dari 4.000
surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar.
Dalam laci
filling cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan
kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan
hanging folder. Filling cabinet dapat
terbuat dari plastik atau logam, tetapi yang paling baik adalah dari logam,
karena lebih kuar.
2. Rotary (Alat Penyimpanan Berputar)
Rotary
adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar,
sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan
tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang
kuat seperti logam atau besi. Arsip
disimpan pada alat ini secara lateral.
3. Lemari Arsip
Lemari arsip
adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga
besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong,
atau pun menggunakan kaca.
Penyusunan arsip
dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu
arsip dimasukkan ke dalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar
(horizontal) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map
4. Rak Arsip
Rak arsip
adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral
(menyamping). Arsip-arsip yang akan
disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak
arsip. Ordner atau kotak arsip
ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip,
yang berguna untuk menempatkan label/judul dari arsip yang ada di
dalamnya. Rak arsip dapat dibuat dari
kayu atau besi.
5. Map Arsip
Map arsip
adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang
digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat.
Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan
terlalu banyak sehingga map sulit ditutup.
Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut:
a.
Stopmap
folio,
yaitu map yang
terdapat daun penutup pada setiap sisinya.
Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya
agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap
folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi dapat
juga untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan
arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali.
b.
Map
snelhecter,
yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah
map. Map ini tidak mempunyai daun
penutup. Untuk menopang arsip/surat yang
ada di dalamnya digunakan penjepit.
Arsip yang disimpan pada umumnya yang bersifat inaktif, tetapi dapat
juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip
yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan
perforator.
c. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan
daun penutup. Map ini berupa lipatan
kertas tebal/plastik saja. Karena tidak
ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang
selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertical. Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol
pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam
folder tersebut.
d. Hanging folder,
yaitu folder
yang mempunyai besi penggantung. Besi
penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk
menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.
6. Guide
Guide, yaitu
lembaran kertas tebal tau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau
sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut:
a. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk
menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau
indeks (pengelompokan) arsip.
b. Badan guide, fungsinya untuk menopang
arsip-arsip yang ada di belakangnya.
Guide
ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filling cabinet,
atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map
snelhecter.
Guide dapat
dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan
menggunakan kertas ukuran folio atau a4, maka badan guide dibuat sesuai ukuran
arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.
Posisi tab
guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut:
a. Guide pertama, yaitu tab guide terletak
pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject).
b. Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada
posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject).
c. Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada
posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (sub sub subject)
atau untuk yang lebih khusus lagi.
7. Ordner
Ordner
adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat
besi penjepit. Arsip yang akan disimpan
di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
Ordner
terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan
secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar
arsip/surat.
8. Stapler
Stapler
adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga
manusia. Cara kerja dan komponennya
mekanik, serta baru berfungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan stapler berbuat dari bahan logam
sehingga cukup kuat.
Jangan
memasukkan isi staples melebihi kamampuannya, supaya daya lentur per tetap
kuar. Jika terjadi kemacetan di bagian
mulut, usahakan tidak memukul-mukulkan stapler.
Stapler sangat popular sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang
berasal dari suara yang dikeluarkan alat ini, seperti jekrekan, jepretan, dan
cekrekan.
Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler
dibedakan menjadi:
a. Stapler kecil, yaitu stapler yang
bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.
b. Stapler sedang, yaitu stapler yang
bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.
c. Stapler besar, yaitu stapler yang
bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.
9. Perforator
Perforator
adalah alat untuk melubangi kertas/kartu.
Perforator dibedakan antara lain sebagai berikut:
a. Perforator dengan satu pelubang,
digunakan untuk melubangi karti perpustakaan, papan nama, plastik, dan
lain-lain.
b. Perforator dengan dua pelubang, digunakan
untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelhecter atau ordner.
c. Perforator dengan lima pelubang,
digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner.
Perforator
digerakkan dengan tenaga manusia. Cara
kerja dan komponennya mekanis.
Perforator membuat lubang dengan diameter 5 mm. perforator terbuat dari logam. Cara menggunakan perforator adalah sebagai
berikut:
a. Siapkan kertas yang akan diberi lubang,
maksimum 10 lembar. Lembar paling atas
dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.
b. Kertas diletakkan di papan kertas pada
posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator.
c. Tangkai perforator ditekan dengan
telapak tangan sampai kertas berlubang.
10. Numerator
Numerator
adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator
dibedakan menjadi sebagai berikut:
a. Numerator kecil, yaitu numerator yang
ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.
b. Numerator besar, yaitu numerator yang
ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari 6 digit
Numerator
digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan
komponennya mekanis. Terdapat pengatur
angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus
disimpan di tampat tertutup dan kering.
Adapun cara kerja numerator adalah sebagai berikut:s
a. Beri tinta pada bantalan huruf.
b. Atur nomor awal.
c. Cetak nomor dengan cara menekan tangkai
numerator.
11. Kotak/box
Kotak/box
adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih
dahulu disimpan ke dalam folder.
Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet
ke samping).
12. Alat Sortir
Alat sortir
adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima,
diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan
bahan. Ada yang berbentuk rak, kotak,
bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir
ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau
karton (kertas tebal).
13. Label
Label adalah
alat yang digunakan untuk member judul pada map/folder yang biasanya diletakkan
pada bagian tab dari sebuah folder/guide.
Label terbuat dari bahan kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai
perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin
menempelkan label pada tempat yang diinginkan.
14. Tickler File
Tickler file
adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan
arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam
arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, tickler
file bisa saja digunakan tunuk menyimpan kartu nama atau kartu
perpustakaan. Di bagain dalam tickler
file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.
15. Cardex (Card Index) Cabinet
Cardex (Card
Index) Cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan
menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardes terdapat semacam kantung
plastik tempat menyimpan kartu indeks.
Alat ini terbuat dari bahan besi baja.
16. Alat
Penyimpan Khusus
Alat
penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam
bentuk-bentuk khusus seperti flash disk, CD, kaset dan sebagainya. Alat ini
mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat tergantung dengan perkembangan
teknologi. Bahkan ada pula alat penyimpan data yang berada di dunia maya
seperti GOOGLE DRIVE
Rabu, 08 Juni 2016
PERKEMBANGAN TEKNOLOGI PERKANTORAN
A. Pengertian Teknologi Perkantoran
Teknologi
adalah cara melakukan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan bantuan
alat dan akal sehingga seakan – akan memperpanjang, memperkuat atau membuat
lebih ampuh anggota tubuh, panca indera, dan otak manusia.
Teknologi
perkantoran itu sendiri adalah peralatan bantu untuk manusia dalam melakukan
tugasnya dalam kegiatan administrasi ( Tedja Purnama, 1989;1). Kegiatan
tersebut antara lain seperti mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak,
mengirim, dan menyimpan bahan – bahan keterangan secara efisien dengan
menggunakan mesin – mesin kantor.
Dari
pengertian diatas kita dapat mengetahui bahwa teknologi perkantoran berkaitan
dengan penggunaan peralatan dan mesin mesin atau teknologi untuk membantu
manusia dalam melaksanakan perkerjaan administrasi yang dilakukan
dikantor.
B. Perkembangan Teknologi Perkantoran dan Pengaruhnya
Peralatan
dan mesin-mesin kantor berkembang sesuai dengan tuntunan perkembangan zaman dan
teknologi yang ada , contoh sederhana yang cukup jelas misalnya dibidang
penggandaan dulu untuk keperluan penggandaan alat yang dipakai adalah mesin tik
dan mesin stensil manual, tapi kini sudah mulai menggunakan mesin fotocopy dan
computer yang canggih, yang dapat mengirimkan data dari satu tempat ketempat
yang lain bahkan dengan kemajuan internet pengiriman data dapat dilakukan
dengan jarak yang berbeda dan mungkin juga antar Negara. Kemajuan dan
kompleksitas teknologi perkantoran sedikit banyak akan membawa dampak terhadap
pekerjaan itu sendiri, prosedur kerja maupun terhadap pekerjaan itu.
Perkembangan teknologi perkantoran mempunyai pengaruh yang positif terhadap
ketenagakerjaan, prosedur kerja dan hasil kerja perkantoran itu sendiri
disamping dampak negatifnya.
a. Dampak
positif terhadap ketenagakerjaan yaitu:
· Peningkatan mutu tenaga kerja
· Meningkatkan kegairahan dan kedisiplinan kerja
· Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja
· Meringankan tanaga dan pikiran pegawai
· Manfaat terhadap prosedur kerja yaitu
· Mempercepat penyelesaian pekerjaan
· Mempermudah menyelesikan pekerjaan
· Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor
· Mempertinggi jumlah hasil perkerjaan
· Memenuhi standar mutu tertentu
· Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran dan jenis hasil
pekerjaan kantor
b. Dampak
negatif perkembangan teknologi perkantoran pada umumnya dirasakan sekali
terutama yang menyangkut ketengakerjaan dan penambahan biaya sebagai berikut :
· Megurangi penggunaan tenaga kerja dan barakibat
menambah pengangguran
· Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki
tingkat keterapilan tertentu
· Menimbulakan rasa ketergantungan kepada mesin yang
sulit akan menimbulkan pemborosan
· Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu
pegawai lainnya
· Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana
penunjang lainnya yang memerlukan biaya.
OTOMATISASI PERKANTORAN
A. Pengertian Otomatisasi
Perkantoran
Otomatisasi perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal
terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada orang yang berbeda
di dalam maupun diluar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan
sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikkan proses
pelaksanaan pekerjaan. Otomatisasi merupakan penggunaan mesin-mesin untuk
menjalankan tugas fisik perkantoran yang dilakukan oleh manusia.
B. Tujuan Otomatisasi Perkantoran
1. Penggabungan dan penerapan teknologi
2. Memperbaharui proses pelaksanaan
pekerjaan dikantor
3. Otomatisasi memberikan kemampuan
Pemecahan masalah kelompok
4. Otomatisasi adalah pelengkap dalam
perkantoran, bukan pengganti
5. Meningkatkan produktifitas dan
efektifitas pekerjaan
6. Meminimalkan biaya dan waktu
7. Peningkatan komunikasi dapat
menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat
C. Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi
Perkantoran
1. Word Processing
Word Processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara
otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik
atau cetak.
2. Electronic Mail / E-mail
Electronic Mail dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat
pada telepon konvesional.
3. Voice Mail
Voice Mail hampir sama dengan Electronic Mail. Perbedaannya ketika akan
mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan
mengetiknya dan menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah
dikirimkan.
4. Electronic CalendaringElectronic
Calendaring merupakan penggunaan jaringan computer untuk menyimpan dan
memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer.
5. Audio Conferencing
Merupakan penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan
audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan
melakukan konferensi.
6. Video Conferencing
Video Conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Orang yang berada
dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di
lokasi lain selagi konferensi dilakukan.
7. Computer Conferencing
Merupakan penggunaan jaringan computer, sehingga memberi kemampuan
seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya
konferensi.
8. Facsimile Transmission
Aplikasi ini biasa disebut dengan fax, adalah penggunaan peralatan khusus
yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat
salinan atau copy di ujung yang lain.
9. Video Text
Merupakan penggunaan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi
tekstual pada layar crt.
10. Image
Storage and Retrieval
Aplikasi ini digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk
melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.
11. Desktop
Publishing
Desktop Publishing merupakan pembuatan output tercetak yang kualitasnya
hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter
D. Fasilitas Dalam Aplikasi Otomatisasi
Perkantoran
Teknologi Perkantoran yang lazim diterapkan, umumnya mencakup penggunaan
peralatan yang dapat dikelompokkan sebagai berikut :
a. Dilihat dari tenaga penggeraknya, yaitu :
§ Mesin
manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.
§ Mesin
listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau
baterai.
b. Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya, yaitu :
§ Mesin
mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam
operasinya.
§ Mesin
elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik, berupa
kabel-kabel.
c. Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor, yaitu :
§ Mesin-mesin
untuk mencatat bahan keterangan diantaranya;
- Mesin
tulis -
Mesin dikte
- Mesin
penomor -
Asahan pensil
E. Kelebihan dan Kekurangan Penggunaan Otomatisasi
Perkantoran
a. Kelebihan Penggunaan
Otomatisasi Perkantoran
ü Meningkatkan
Produktifitas Kerja
ü Meningkatkan Efisiensi Waktu dan Tenaga
ü Alur Informasi Dalam Kantor menjadi semakin cepat
b. Kerugian
Penggunaan Otomatisasi Perkantoran
ü Menjadi Ketergantungan
akan teknologi
ü Akan adanya penggantian
kerja yang dulunya dilakukan oleh manusia sekarang dilakukan oleh system OA
ü Banyaknya ahli-ahli
komuter yang tidak bertanggung jawab yang bisa merugikan perusahaan seperti
pencurian data rahasia
VIRTUAL OFFICE ( KANTOR MAYA)
A. Pengertian Virtual Office
Kemampuan
OA untuk menghubungkan orang secara elektronik telah membuka cara baru
melakukan pekerjaan kantor. Bahkan OA membuat pekerjaan kantor tidak perlu
dikerjakan di kantor. Sebaliknya, pekerjaan tersebut dapat dilakukan di
manapun saat itu pegawai berada. Istilah yang diberikan untuk kemampuan
ini adalah kantor maya, yang berarti bahwa pekerjaan kantor
dapat dilakukan di lokasi geografis manapun selama tempat kerja tersebut
terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui komunikasi elektronik.
Kantor
maya mulai muncul pada tahun 1970-an pada saat komputer mikro danperalatan
komunikasi mulai terjangkau secara personal sehingga
memungkinkan seseorang bekerja di rumah. Pada saat itu istilah teleprocessing digunakan
untuk menjelaskan komunikasi data, selanjutnya istilah telecomutting diperkenalkan karena
kelihatannya hal itu merupakan cara yang tepat untuk
menggambarkan bagaimana pegawai dapat “ulang-alik” (comutte) ke tempat
kerja secara elektronik. Telecommuter pertama antara lain adalah ilmuwan
komputer seperti progamer sistem, yang menyadari bahwa mereka dapat
menciptakan perangkat lunak di rumah sama seperti di kantor.
B. Keuntungan Kantor Maya
Kantor
maya mengatasi kendala fisik dari tempat kerja sehingga menghasilkanbeberapa
keuntungan, sebagai berikut:
1. Pengurangan biaya fasilitas, perusahaan tidak harus
memiliki kapasitas kantor yang besar, karena sebagian pegawai bekerja di
tempat lain, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.
2. Pengurangan biaya peralatan, dari pada menyediakan
peralatan kantor bagi tiappegawai, dengan telecommuter dapat berbagi peralatan
seperti halnya para peserta dalam suatau LAN saling berbagi sumber daya.
3. Jaringan komunikasi formal, karena telecommuter harus
terus terinformasi danmendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat
lebih banyak perhatiandaripada biasanya.
4. Beberapa anggota tim
virtual tidak perlu datang ke tempat kerja,
5. Memungkinkan perusahaan
mendapatkan karyawan yang berbakat tanpa batasan geografis. Geografis memanglah
bukan kendala dalam Virtual Office ini.
6. Pekerja menjadi lebih
fleksibel. Karyawan hanya duduk dan saling berkomunikasi di waktu yang sama,
meskipun tanpa tatap muka.
C. Kerugian Kantor Maya
Jika
perusahaan berkomitmen pada strategi kantor maya, perusahaan itumelakukannya dengan
menyadari bahwa sebagian terdapat dampak negatifnya, antara lain:
1. Rasa tidak memiliki, jika pegawai tidak kontak
langsung dengan rekannya setiap hari, mereka kehilangan perasaan menjadi bagian
penting dari suatu organisasi.
2. Takut kehilangan pekerjaan, karena pekerjaan pegawai
dilakukan terlepas darioperasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa
mereka dapat dibuangsewaktu-waktu.
3. Semangat kerja yang rendah, sejumlah fakor dapat
menyebabkan rendahnyasemangat kerja pegawai.
4. Kesulitan dalam
mengelola kinerja tim. Karena tidak adanya tatap muka, jadi pembentukkan
susunan kinerja juga menjadi kendala. Termasuk dalam pengeleloaannya.
5. Kesalahah pahaman dalam
komunikasi. Komunikasi yang tidak adanya interaksi sosial, juga dapat
menjadikan sebuah masalah bagaimana menyikapi terhadap sesuatu. Terjadi
perbedaan sudut pandang, jadi wajar saja jika dalam organisasi maya ini terjadi
salah paham.
6. Bekerja pada sebuah
proyek melalui virtual workspace menyebabkan kurangnya visibilitas proyek.
7. Kesulitan menghubungi
anggotan lain ( pesan instan). Pesan yang di sampaikan selalu berbau instan dan
jarang untuk bertatap muka.
8. Perbedaan zona waktu.
Perbedaan waktu juga harus di perhatikan dalam organisasi maya ini geografi
memang tidak masalah, tapi dari segi waktu harus diperhatikan.
JENIS-JENIS MESIN KANTOR
1. Mesin Ketik Manual
Adalah
mesin yang pertama yang digunakan untuk mencetak kata.
Merupakan
mesin ketik pertama yang digunakan dalam kegiatan perkantoran mesin ini
digunakan tanpa memerlukan listrik
Jenis-jenis
mesn ketik manual:
· Standar yaitu mesin tik yang mempunyai ukuran panjang
rol/gandaran mulai dari 13 sampai dengan 27. Mesin tik ini dapat dipergunakan
untuk mengerjakan segala pekerjaan dengan menggunakan ukuran kertas double
folio.
· Semi standar yaitu mesin tik berukuran 13 mesin tik
ini juga dilengkapi tabulator penuh. Mesin mampu mengerjakan dengan menggunakan
kertas berukuran ½ kali folio
· Portable yaitu mesin tik yang menggunakan panjang
rol/gandaran 9 ½ hingga 10. Mesin ini akan dianggap sangat praktis karena
terbentuknya yang mudah dibawa kemana-mana
2. Mesin
Ketik Elektronik
Adalah
mesin ketik yang cara kerjanya digerakkan dengan mempergunakan tenaga listrik
Mesin
ketik ini memiliki cirri-ciri sebagai berikut:
· Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik
· Komponen dan cara kerja mesin mekanis
· Tulis-tulisannya seperti yang terdapat pada mesin tik
manual ditambah saklar
Jenis
huruf-huruf mesin tik elektrik antara lain
· Mesin tik elektrik dengan system
huruf batang
· Mesin tik elektrik dengan system huruf bola
3. Mesin
Hitung Manual
Mesin
jumlah manual adalah mesin yang dapat menghitung perkalian yang sederhana
tetapi cara menghitungnya seperti penjumlahan sehingga untuk mencapai hasilnya
relatif lama. Mesin jumlah manual termasuk salah satu jenis mesin hitung karena
berupa mesin yang dipergunakan untuk menghitung angka-angka.
Jenis-jenis
mesin hitung :
v Menurut kemampuannya
dibedakan menjadi:
a.
Mesin jumlah : mesin yang memiliki kemampuan untuk menjumlah, mengurangi dan
mengalikan sederhana.
b.
Mesin hitung : mesin yang memiliki kemampuan untuk menjumlah, mengurangi,
mengalikan, membagi.
v Menurut tenaga
penggeraknya dibedakan menjadi:
a. Mesin
hitung tangan : mesin hitung yang digerakkan dengan tangan (tenaga manusia),
dilengkapi dengan engkol.
b. Mesin
hitung listrik : mesin hitung yang digerakkan dengan tenaga listrik.
v Menurut cara kerja dan
komponen mesinnya dibedakan menjadi:
a. Mesin
hitung mekanik : mesin hitung yang cara kerja dan komponen mesinnya mekanis.
b. Mesin
hitung elektronik : mesin hitung yang cara kerja dan komponen mesinnya terdiri
dari elemen elektronik, berupa rangkaian kabel-kabel, tidak saling bergerak,
biasanya digerakkan dengan tenaga listrik atau batere.
v Menurut jumlah
kunci-kuncinya dibedakan menjadi:
a. Mesin
hitung berkunci sepuluh : mesin yang jumlah kuncinya tidak begitu
banyak. Pada papan kunci terutama berisi tuts angka 0 samapi 9.
b. Mesin
hitung berkunci penuh : mesin hitung dengan kunci / tuts pada papan kunci
jumlahnya banyak sehingga tampak memenuhi papan tuts tersebut.
v Menurut penyajian
hasilnya dibedakan menjadi:
a. Mesin
hitung pencetak : mesin hitung yang mencetak angka-angkanya pada kertas hitung
/ kertas roll.
b. Mesin
hitung tidak mencetak : mesin hitung yang tidak, mencetak angka-angkanya pada
kertas hitung
4. Mesin
Penjilid
1. Mesin
pejilid dapat dibedakan menjadi :
v Menurut jenisnya dapat
dibedakan atas:
a. Mesin
penjilid buku yang bentuknya lebih besar dipergunakan untuk menjilid buku-buku
dalam jumlah besar.
b. Mesin
penjilid laporan yang bentuknya lebih kecil dipergunakan untuk menjilid laporan
dengan pejepit plastik atau kawat spiral.
v Menurut tenaga
penggeraknya dapat dibedakan atas:
a. Mesin
penjilid manual yaitu digerakkan dengan tangan.
b. Mesin
penjilid listrik yaitu yang digerakkan dengan tanaga listrik.
2. Ciri-ciri
mesin penjilid
v Penjilidan menggunakan
plastik berbentuk spiral dengan hasil jilidan menyerupai album foto.
v Bagian tepi kertas
laporan yang akan dijilid diberi lubang-lubang lebih dahulu.
v Tenaga penggerak tangan
v Cara kerja dan komponen
mesinnya mekanis.
3. Cara kerja
mesin penjilid
v Tepi kertas yang akan
dijilid diberi lubang secara otomatis.
v Gigi plastik penjilid
spiral dibuka kemudian dimasukkan kedalam lubang-lubang kertas sampai
seluruhnya rapi.
v Untuk membuka jilidan
tinggal membuka seluruh gigi plastik penjilid.
4. Cara
pemeliharaan mesin penjilid
v Seluruh permukaan
selalu dibersihkan supaya tidak mudah berkarat.
v Setelah dipergunakan
laci tempat sisa kertas yang dilubangi dibersihakan.
v As dan per mesin
sesekali diberi pelumas.
5. Macam-macam
plastik penjilid yaitu:
v Plastik penjilid bulat
v Plastik penjilid oval
v Plastik penjilid
punggung sempit.
KLASIFIKASI PERALATAN DAN PERLENGKAPAN KANTOR
A. Macam Peralatan Kantor di Gedung Perkantoran Modern
Peralatan
ini bersifat wajib dimiliki oleh sebuah kantor untuk menunjang kegiatan
sehari-hari didalam kantor.
1. Komputer
Komputer
adalah alat yang dipakai untuk mengolah data menurut perintah yang tekah
diinputkan sebelumnya. Zaman sekarang komputer merupakan salah satu peralatan
utamadalam perkantoran modern.
2. Printer
Printer
adalah alat untuk mencetak data yang dikirim oleh komputer baik
berupa teks, gambar, tabel ataupun foto.
3. Mesin
Fotocopy
Mesin
Fotocopy adalah suatu alat untuk menyalin atau menggandakan kembali
dokumen sengan menggunakan cahaya, panas, yang bersumber dari listrik.
4. Scanner
Scanner
adalah suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotocopy. Hasil
dari scanner ditampilkan dulu pada layar monitor computer, kemudian
dapat dirubah dan dimodifikasi sehingga hsilnya lebih bagus.
5. Mesin
Laminating
Mesin
Laminating adalah mesin untuk melaminasi atau melapisi kertas dengan plastic
atau film. Mesin ini biasanya ada pada kantor yang berhubungan dengan
administrasi kependudukan, pembuatan kartu identitas, misalnya KTP, SIM.
6. Mesin
Ketik
Mesin
Ketik adalah suatu mesin atau alat elektronik yang dilengkapi dengan set
timbol-tombol yang apabila ditekan dapat menyebabkan huruf tercetak pada
kertas.
B. Perlengkapan Perkantoran
1. Pengertian
perlengkapan kantor
Perlengkapan
kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan
kantor sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan kantor tidak akan tercapai
tanpa adanya perlengkapan kantor. Perlengkapan kantor yang baik, akan
memperlancar suatu proses suatu pekerjaan sehingga pencapaian tujuan
dapat dicapai secara efektif dan efisien. Dari uraian diatas, dapat
disimpulkan bahwa kegunaan perlengkapan kantor yaitu:
o Untuk menunjang
aktivitas pekerjaan kantor;
o Mempermudah dan
mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor;
o Memperoleh hasil yang
lebih maksimal, baik, dan memuaskan;
o Sebagai asset dan
pelengkap kantor.
2. Jenis-Jenis
Perengkapan Kantor
a. Barang
bergerak dibagi menjadi dua jenis, yaitu:
ü Barang habis pakai
adalah barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai. Hal ini
mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus habis tanpa meninggalkan
bekas dalam pemakaiannya. Misalnya: kertas, karet penghapus, pensil,
karbon, map (stopmap), tinta, blangko surat, dan sebagianya.
ü Barang tidak habis
pakai adalah barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama
dalam pemakaiannya. Misalnya: mesin tik, pelubang kertas, gunting, hecter,
pesawat telepon, lemari, arsip, OHP (over head projector), dan
sebagainya.
b. Barang
tidak bergerak, misalnya tanah, gedung, dan bangunan.
3. Istilah-Istilah
Perlengkapan Kantor
Ada
beberapa istilah yang berkenaan dengan perlengkapan kantor, yaitu sebagai
berikut.
1.
Bekal kantor (office supplies) adalah benda-benda yang akan habis
dalam pemakaiannya sehari-hari di kantor, benda tersebut tidak tahan lama.
Misalnya: kertas, karbon, pita, mesin tik, dan sebagainya.
2. Mesin-mesin
kantor (office machine) adalah segenap alat yang digunakan untuk
menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan tata
usaha yang bekerja secara mekanik, elektronik, dan magnetik.
3. Peralatan
kantor (office appliances) adalah segenap alat yang dipergunakan dalam
pekerjaan tata usaha. Misalnya : peralatan kantor terdiri atas
mesin-mesin kantor dan alat-alat bukan mesin atau alat tulis kantor (ATK).
4.
Perabot kantor (office furniture) adalah benda-benda kantor yang pada
umumnya terbuat dari kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata
usaha. Misalnya: meja, kursi, lemari, dan sebagainya.
5. Perabot
kantor tempelan (office fixture) adalah perabot kantor yang telah
melekat (menjadi satu) dengan bangunan lain dalam kantor. Misalnya :
lemari yang telah jadi satu dengan gedung, rak-rak yang menempel di dinding.
6.
Hiasan kantor (office ornament) adalah benda-benda di kantor yang pada
umumnya untuk menambah suasana yang menyenangkan di kantor. Misalnya :
gambar-gambar atau foto-foto, dekorasi, pot-pot, dan vas bunga.
7. Pesawat
kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk
mengadakan komunikasi. Misalnya: interkom, telepon, faksimile, handphone,
dan sebagainya.
8. Alat
bantu peraga adalah alat yang dipergunakan untuk membantu kelancaran komunikasi
antara penyaji dengan pendengar. Misalnya:tape recorder, video tape
recorder, televise, dan sebagainya.
